Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами. В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации.

Вопросы, решаемые на основании протокола общего собрания

Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия.

В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации. Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение.

Протокол общего собрания, образец его составления и нормы, применяемые к его содержанию, установлены различными законодательными актами РФ. Поэтому необходимо строго придерживаться установленных требований к его оформлению, так как контролирующие органы при проверках имеют право признать недействительными решения юридического лица на основании имеющихся нарушений и невыполнения основных требований к протоколу.

Законодательные требования к оформлению

Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:

• Дата и место проведения собрания.
• Число голосов, которыми владеют участники.
• Общее число голосов с учетом отсутствующих участников.
• Фамилия и имя председателя собрания.
• Состав президиума.
• Повестка дня.

Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и голосование, и результаты, которые были утверждены.

Цель составления протокола

Протокол общего собрания – это документ, излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально. Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний. Цель протокола – это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.

Любое предприятие или организация должны использовать способы коллегиального принятия решений и уметь грамотно составлять протоколы своих собраний. Важность протоколирования коллегиально принятых решений является хорошим подспорьем правильного ведения своей деятельности юридическим лицом.

Если же в компании учредитель или директор принимает единоличное решение по поводу ведения хозяйственной деятельности, обязательно группируется совещательное собрание для вынесения важных решений о деятельности компании. Таким образом, рассмотрение таких решений и возникших вопросов заносится в протокол общего собрания.

Важная процедура

Процесс составления протокола заключается в нескольких этапах:

• Определение и подготовка повестки дня.
• Составление и подготовка необходимой документации.
• Оповещение всех участников о месте прохождения общего собрания.
• Рассылка необходимых информационных данных для участников по подготовке к повестке собрания, освещающих отдельные его вопросы.

Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых голосов для принятия юридически законного решения.

Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений. Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания. Обязательно указывается список документов, принимавших участие при вынесении вопросов на голосование или обсуждение. Это доклады, проекты, справки, использовавшиеся в общем заседании.

Правила оформления

Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ.

По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания. В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой. Форма составления протокола определяется председателем собрания или в ходе вынесения коллегиального решения. Образец протокола общего собрания участников представлен ниже.

Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом.

Содержание протокола. Данные организации

Протокол общего собрания, образец которого находится в разработке, должен обязательно содержать данные о полном наименовании организации, а также принятые аббревиатуры, касающиеся организационно-правовой формы (ООО, АО и прочее). При этом наименование должно соответствовать тому, которое указано в уставе предприятия и внесено в Единый государственный реестр, а также иметь полную расшифровку без использования аббревиатур.

Если это протокол общего собрания ООО, образец составляется по тем же правилам и нормам, что и для организаций, имеющих иную организационно-правовую форму собственности. Он фиксирует местонахождение юридического лица, отраженное в виде записи юридического адреса организации, и должен соответствовать внесенному в учредительные документы, а также регистрации в Едином госреестре.

Данные о собрании

В следующем разделе после указания юридических данных, отображающих фактическое наименование места расположения предприятия, необходимо указать сведения, относящиеся к времени и форме проведения собрания. В первую очередь указывается вид общего собрания, который может быть годовым, внеочередным, плановым и т.д. Протокол общего собрания участников ООО по действующему законодательству определяется с периодичностью не реже чем один раз в год.

Формы собраний

Форма проведения собрания может определяться как:

• Личное присутствие уполномоченных представителей или участников-акционеров.
• Заочная форма путем сбора документации, отправленной ранее для выяснения мнений по вопросам голосования.

Также отмечаются дата и место собрания совещательной коллегии, указывается фактический адрес, по которому собирались участники.

Основная часть протокола

Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.

Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. В этом случае организатор или секретарь проводит процедуру регистрации всех прибывших путем установления личности присутствующих и занесения этих данных в раздел протокола "Присутствовали". Обязательно указывается Ф.И.О. участника, а также занимаемая должность и количество принадлежащих ему голосов. В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях.

Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги голосования, которые фиксируются по времени подсчета голосов.

При рассмотрении каждого вопроса повестки дня указываются:

• Количество голосов, имеющих право на принятие участия в собрании.
• Количество голосов, принявших участие.
• Число голосов, отданных за разные варианты голосования.
• Формулировка принятых решений.

Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений.

Заключительная часть

После составления протокол общего собрания учредителей, акционеров или других участников скрепляется подписями председателя, а также секретаря собрания. Также ставится дата его составления, которая может не совпадать с датой проведения собрания.

Особые протоколы и собрания

Еще одним интересным экземпляром подобной документации является протокол общего собрания собственников дома или садоводческого товарищества. Такие собрания и их протоколирование отличаются тем, что участники имеют равные права, и в случае неявки большого количества лиц все равно решения могут приниматься на основании учета мнения тех, кто прибыл и участвовал в решении вынесенных на обсуждение вопросов. На основании такого протокола остальные члены жилищного фонда или садоводческого товарищества обязаны подчиниться вынесенным решениям вне зависимости от того, принимали ли они участие в этом собрании или нет.

При составлении такого документа в нем обычно указывается состав комиссии по пересчету голосов. В качестве председателя и секретаря собрания могут выступать как уполномоченные лица, так и выбранные путем голосования из присутствующих участников. Способ управления многоквартирными домами или садоводческим товариществом выбирается общим собранием собственников жилых помещений или земельных участков. Вынесенные решения по обозначенным вопросам являются обязательными для всех собственников.

Оформление протокола общего собрания требует к себе особого внимания и наличия определенных навыков документальной работы. Пренебрежение правилами, установленными к оформлению этого документа, нельзя допускать, так как он является единственным документальным отображением правомерности вынесенных решений коллегиального собрания, которые носят важное назначение, а также обладает большой юридической силой и предоставляется во время аудиторских проверок контролирующим органам.

Введение.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.)"

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативными документам, содержащим правила документирования.

Целью данной контрольной работы является дать понятие протокола, отразить правила его оформления, а также показать какие бывают формы протоколов.

1.Понятие протокола и его назначение.

В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события.

Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение действующие тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.

С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества - коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание содержанию этих документов.

2. Правила оформления протоколов

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания. Обязательными реквизитами протокола являются:

· наименование организации;

· наименование вида документа;

· дата и регистрационный номер;

· место составления или издания;

· заголовок к тексту;

· подписи.

3.Виды протоколов

Существует два вида протоколов: полный и краткий.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседаниях.

Краткий протокол - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания...).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется одинаково в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" (без кавычек) печатают слева от поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

В современной практике управления составление протоколов заседаний необходимо, чтобы документировать работу совещаний под руководством управленцев разных рангов. Протоколы также используются, чтобы отражать работу собраний, конференций и семинаров. Образец и все необходимые правила оформления протокола заседания – далее в нашей статье.

В этой статье вы прочитаете:

• Почему важен протокол заседания организации
• Какая форма протокола заседания наиболее предпочтительна
• Какие нюансы предполагает протокол заседания совета директоров
• Какой бланк протокола заседания необходимо использовать
• Как происходит оформление протоколов заседаний
• Где найти образец заполнения протоколов заседания
• Где рекомендуется хранение протоколов заседаний

Для чего нужен протокол заседания

Протокол по итогам коллегиального управленческого действия необходим, чтобы документально оформить прошедшее обсуждение вопросов и принятые решения.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте ? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня, Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное получить перечень выявленных нарушений!

Оформление протокола заседания в отечественном делопроизводстве практикуется с начала 18-го столетия. Тогда впервые начали обсуждать вопрос перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол представляет собой:

– информационный документ (с документацией хода обсуждения);

– распорядительный документ (с фиксацией решения, принятого по результатам обсуждения).

Составление протоколов в современной практике управления предусмотрено, чтобы документировать деятельность совещаний под руководством управленцев разных рангов. Протоколы также используются, чтобы отражать работу собраний, конференций и семинаров.

Решение о необходимости оформления протокола принимается на совещаниях руководителем, который их назначает. Если во время совещания будет обсуждаться информирование сотрудников по определенной проблеме о разъяснении ранее принятого решения, то может оформление протокола заседания необязательно. Однако оформление протокола может потребоваться и на оперативном совещании. В таком случае фиксируются данные о составе присутствующих, предложения либо высказанные мнения.

Как добиться выполнения принятых на заседании договоренностей

Александр Шувалов, генеральный директор компании «Туле-центр», Москва

Даже при правильной организации заседания , соблюдая установленный регламент, повестку и конструктивные убеждения, не всегда обеспечивается необходимый результат – компании не удается осуществить кардинальные изменения, будто совещания и не было вовсе. Подобная проблема вызвана вовсе не ленью сотрудников. Необходимо помнить о серьезной проблеме отсутствия фиксации договоренности на совещании.

Так по итогас поручения и решения после совещания просто повисают в воздухе. Многие готовы возражать, утверждая – мы фиксируем всю информацию в ежедневниках. Но очень распространены ситуации, когда работник что-то «забыл», не зафиксировал либо перепутал. Человек после заседания забывает об обсуждаемой на встрече информации.

Поэтому оформление протокола совещания для меня уже давно стало привычным и обязательным правилом. Для этого секретарь прошел соответствующий курс. Храним в своем архиве протоколы по всем заседаниям.

После проведенного заседания нужно напомнить всем сотрудникам о поручениях – электронным письмом или записями в CRM-системе и других программах, используемых в компании.

Нужно ли вести протокол заседания на специальном бланке

В литературе по делопроизводству встречается утверждение, по которому оформление протоколов заседаний производится на общем бланке. Однако общий бланк для оформления протоколов и других документов применяется не всеми компаниями. В первую очередь, он используется органами государственной власти и органами местного самоуправления. Ведь согласно нормативным правовым актам – данные органы должны использовать бланки с изображением герба (Государственного, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования), выполненные типографским способом. У других организаций есть право самостоятельного выбора способа изготовления бланков для протокола совещания.

Если компания не работает с типографскими бланками протоколов заседания, то выбор делается в пользу компьютерных шаблонов бланков – более удобной оказывается работа с конкретными видами шаблонов бланков – письмами, распоряжениями, приказами, служебными записками, протоколами, прочими видами документов.

В данном случае общий бланк не требуется. Для разработки шаблонов бланков следует учитывать положения стандарта 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (раздел 4 «Требования к бланкам документов»).

Как оформить протокол заседания

1) Заголовочная часть протокола. В ней размещают следующие реквизиты:

– полное наименование организации;

– вид документа (ПРОТОКОЛ);

– номер и дату;

– место составления протокола;

– заголовок к тексту.

Наименование организации должно указываться вместе с организационно-правовой формой. Оно должно соответствовать официальному наименованию организации (указанному в положении организации либо уставе). Необходимо также указать организационно-правовую форму полностью, а не в виде аббревиатуры.

• Тренинги по продажам: что необходимо знать перед началом

При наличии в компании официально зарегистрированного сокращенного наименования, возможно его указание строкой ниже полного наименования – в скобках. При наличии у компании вышестоящей организации, наименование последней указывается выше названия организации, составляющей документ (рекомендуется в сокращенном виде).

Например:

Открытое акционерное общество
Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»
(ОАО Агентство «Роспечать»)

Закрытое акционерное общество «Новые технологии»

Дата протокола – день проведения заседания. Если длительность заседания составила несколько дней, то указываются в дате протокола даты с начала до окончания совещания (а не ограничиваясь лишь датой подписания протокола), который может быть оформлен и через несколько дней после самого совещания).

Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номер (индекс) протокола представлен порядковым номером заседания. Он присваивается отдельно по каждой группе протоколов, составляющих в компании – отдельно нумеруются протоколы заседаний дирекции, протоколы общих собраний акционеров, протоколы собраний трудового коллектива и протоколы заседаний технического совета.

Место составления – его указание важно в случаях, если заседание проводится в другом населенном пункте, а не в месте расположения компании.есто составления указывается с учетом административно-территориального деления, допускаются лишь общепринятые сокращения.

Заголовок к тексту содержится в протоколе указание вида коллегиальной деятельности (собрание, совещание, заседание и пр.) и наименования коллегиального органа в родительском падеже. К примеру, заседания собрания трудового коллектива или совещания начальников структурных подразделений.

Размещаться реквизиты заголовочной части могут угловым либо продольным способом. Право выбора подходящего варианта сохраняется за компанией.

2) Вводная часть текста. После заголовка вводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Необходимо учитывать – председатель в протоколе является должностным лицом, которое проводит совещание, по штатному расписанию его должность не указывается в тексте.

Секретарь отвечает за организацию совещания, документирование его деятельности, составляя и оформляя протокол. Не обязательно, чтобы секретарь совещания являлся секретарем по занимаемой должности. Ведь данная должностная обязанность для сотрудника может быть дополнительной. Если она выполняется постоянно, необходимо регулировать её должностной инструкцией. Данная работа поручается работнику руководителем, если выполняется как разовое поручение.

Председатель – Панков Ю.П.

Секретарь – Егорова Д.Л.

Присутствовали: Беспалов А.Д., Корнеев Н.Р., Луньков Е.Н., Маринина Е.М., Устинов А.К.

Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б., финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т.

После слова «Присутствовали» с новой строки пишем в алфавитном порядке инициалы и фамилии должностных лиц компании, принимающих участие в заседании. Если приглашены для участия в заседании должностные лица организации, необходимо их перечисление в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. При участии в рамках заседания представителей других организаций, необходимо также указывать должности и названия компаний.

Печатается перечень присутствующих участников совещания и приглашенных лиц через один межстрочный интервал. Затем оставляется пустая строка и через один межстрочный интервал печатается повестка дня. Принято печатать основную часть текста через 1.5 межстрочных интервала.

• Договор на оказание услуг: образец, типичные ошибки

Составление перечня участников относится к обязанностям секретаря. Список формируется заранее по указанию руководителя. Данный список в день проведения мероприятия корректируется в зависимости от фактического наличия должностных лиц.

Если производится оформление протокола заседания расширенного (при участии более 15 человек) либо постоянно действующего коллегиального органа, фамилии участников не перечисляются, а указывается цифра их общего количества. Определяется это количество по данным регистрации – в данном случае список регистрации входит в число приложений к протоколу. Протоколом заседания в таком случае отражаются следующие данные:

Присутствовали: 19 человек (список прилагается).

Во вводной части протокола указывается повестка дня. Содержание повестки дня определяется руководителем, назначающим совещание, который будет заниматься и его проведением. Если данный документ рассылался перед совещанием, то информация из него должна переноситься и в протокол.

• Оборотные активы предприятия: понятие, управление и анализ

В повестке дня содержатся вопросы, которые будут обсуждаться на мероприятии, закрепляя фамилии выступающих и последовательность обсуждения данных вопросов.

В протоколе по каждому пункту должны приводиться инициалы и фамилия докладчика.

Повестка дня:

1) Об утверждении правил информационной безопасности.
Доклад начальника информационного отдела Дорониной Ю. Р.

2) О внесении изменений в штатное расписание.
Выступление заместителя генерального директора Сергеева И. Н.

3) Основная часть текста

Протоколы заседания компании, в зависимости от формы изложения текста, могут быть полными и краткими. Формы протокола различаются между собой лишь по полноте освещения хода заседания. Данные формы не предполагают различия по оформлению:

Краткий протокол – данным документом фиксируются:

– вопросы, которые обсуждались на заседании;

– фамилии выступавших (докладчиков);

– принятые решения;

Обычно ведется данный протокол для следующих случаев:

– когда стенографируется заседание либо записывается на диктофон;

– при оперативном заседании, важное значение отводится фиксации решения без детализации хода обсуждения.

Краткий протокол заседания организации не позволяет определить ход обсуждения вопроса, высказанные замечания, мнения, процесс выработки распорядительной части – управленческого решения.

Полный протокол предназначен для документирования подробной картины происходящего, включая содержание докладов и выступлений участников заседания, всех высказанных мнений, озвученных вопросов, замечаний, реплик и позиций.

Следовательно, полный протокол предполагает наличие трех частей по каждому обсуждаемому вопросу – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

В основной части текста содержится количество разделов, соответствующее числу пунктов, включенных в повестку дня. Разделы нумеруются в соответствии с ней. Каждый раздел содержит 3 части для полного протокола – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Краткий протокол содержит 2 части. Печатают данные слова от левого поля прописными буквами.

В тексте протокола после слова «СЛУШАЛИ» предстоит указать фамилии и инициативы основного докладчика в родительном падеже, с изложением через тире записи его речи. Как правило, изложение приводится от 3-го лица единственного числа в прошедшем времени. Если подготовлен письменный доклад со сдачей секретарю, можно обозначать протоколом лишь тему доклада, с припиской «текст доклада прилагается». Рассмотрим пример:

1. СЛУШАЛИ:

Петрова В. Ю. – о результатах выполнения плана работы отдела продаж на 4 квартал 2015 г. Отметил, что план выполнен на 100%.

1. СЛУШАЛИ:

Петрова В. Ю. – текст доклада прилагается.

После слова «ВЫСТУПИЛИ» в протоколе предстоит указать фамилии и инициалы участников обсуждения. Каждая фамилия и инициалы в тексте протокола печатаются с новой строки в именительном падеже.

Записи выступления указываются после фамилии через тире с изложением от третьего лица единственного числа. Приводятся в данной части и вопросы, которые были озвучены во время доклада либо после его окончания, с указанием ответов на них.

Если на совещании отсутствуют обсуждения либо вопросы, опускается часть «ВЫСТУПИЛИ», данный фрагмент состоит лишь из 2 частей «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Возможно это также для полного протокола при рассмотрении некоторых вопросов на повестке дня.

За словом «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ») указывается текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. При принятии по одному вопросу нескольких решений, предстоит пронумеровать их арабскими цифрами. Первой цифрой будет показываться номер пункта, второй цифрой – номер принятого решения.

В частности, если принимаются по первому пункту 3 решения, указываться они будут как 1.1, 1.2 и 1.3.

Если принято по 2-му вопросу лишь одно решение, будет указываться не 2, а 2.1.

1.1. Подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. к 03.03.2009. Ответственный – начальник кадровой службы Ушаков Л.Б.

1.1. Начальнику кадровой службы Ушакову Л.Б. подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. Срок – 03.03.2009.

По обычной практике оформления протокола заседания не предполагается фиксация результатов голосования. Хотя, если голосование проводилось, необходимо его отразить в пункте постановляющей части. Протоколы общих собраний предполагают множество специфики – в том числе при отражении данных голосования по решениям, с фиксацией данных решений в протоколе счетной комиссии, также протоколом общего собрания акционеров. Рассмотрим пример:

1.1. Утвердить кандидатуру Федорова А.Е. на должность финансового директора Общества.

1.1. Утвердить годовой отчет, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках за 2014 год; План развития и перечень наиболее важных задач на 2015 год.

Результаты голосования: «ЗА» – 78 голосов (97,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании); «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – 2 голоса (2,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании). Решение принято 78 голосами. Протокол № 2 счетной комиссии прилагается.

Имеет ли протокол заседания юридическую силу

Составление протоколов производится на основе стенографических, рукописных либо аудиозаписей, ведущихся на заседании. Секретарь после заседания перепечатывает записи, оформляя их согласно изложенным требованиям, и представляя на редактирование председателю совещания. Протокол, с учетом данного правила, подписывается и получает силу официального документа.

Юридическая сила протокола – его достоверность, официальность, бесспорность – зависят от правил оформления. Стандартное определение предполагает: «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Если указанные правила оформления соблюдаются, то протокол заседания организации наделяется юридической силой, когда будет подписан 2 лицами – председателем и секретарем.

Протокол заседания организации представляет собой внутренний документ, поэтому, как правило, на нем не указывается печать.

Если составляется протокол заседания организации на несколько страниц, необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Проставляются номера страниц арабскими цифрами без указания слова «страница» (стр.), не используя кавычки, дефисы и прочие знаки.

Каков срок подготовки протокола

Общее правило предполагает – срок подготовки протокола заседания не должен быть более пяти дней. Назначаться конкретная дата готовности протокола заседания может руководителем, который вел совещание, либо председатель постоянно действующего коллегиального органа. Устанавливаться срок оформления протокола может в регламенте работы коллегиального органа.

Однако для некоторых разновидностей устанавливаются четкие сроки согласно определенным документам.

Решения, которые были приняты в рамках совещания, должны доводиться работникам или рассылкой или копиями всего протокола, или как выписки постановляющей части. Ознакомление работников в небольших компаниях порой ведется под роспись, составив к протоколу лист для ознакомления.

Также практикуется подготовка, основанная на принятых решениях других распорядительных документов – к примеру, приказа руководителя компании либо решения коллегиального органа.

Для согласования протокола заседания использую iPad

Илья Алябушев , директор по продуктам компании «АйДесайд», бизнес-консультант в сфере формирования распределенных команд менеджеров, аналитиков и разработчиков, Москва

При согласовании протокола заседания с партнерами работаю с использованием iPad. Использую при комментировании каждого пункта документа приложения PDF Converter и PDF Expert. С помощью первого смог конвертировать по почте документ в PFD-формат, второе очень удобно для составления комментариев. Партнеры, конечно, были удивлены комментариями в файле PDF – пришлось читать предложения в одной программе, а вносить правки в документ уже в другой.

Как оформить выписку из протокола заседания

Распространенная практика документирования заседания – составление выписок из протокола. Выписка из протокола является точной копией части текста подлинного протокола, который относится к вопросу повестки дня, в отношении которого составляется выписка. Воспроизводятся при этом все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому выписка готовится, и текст, который обсуждает его обсуждение и решение.

Подписывается выписка из протокола лишь секретарем, он же занимается составлением заверительной надписи. В ней содержится слово «Верно», с указанием должности лица, которое выписку заверяет, его личной подписи, фамилии, даты и инициалов. Если выдается выписка из протокола, чтобы представить в другую организацию, необходимо заверить печатью.

Где и как хранить протоколы заседания

Хранение протоколов заседания осуществляется в зависимости от формы делопроизводства, принятой в конкретной компании. При централизованном ведении делопроизводства, то хранение протоколов заседания возможно у секретаря, в службе делопроизводства. Место хранения в рамках децентрализованного делопроизводства определяется по структуре компании – обычно используются секретариаты должностных лиц, проводящих совещания.

Протоколы формируются в дела согласно номенклатуре дел, однако в любом случае необходимо их формирование в раздельных делах – в зависимости от названия коллегиального органа либо вида проводимого совещания.

Проводятся совещания дирекции генеральным директором. В структуре компании создан экспертный совет с генеральным директором во главе. Протоколы совещаний и экспертного совета необходимо формировать в 2 разных дела.

Для протоколов разных видов характерен постоянный срок хранения. В их числе протоколы коллегиального исполнительного органа, контрольных, ревизионных органов, экспертных, научных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков.

Информация об авторе и компании

Александр Шувалов , генеральный директор компании «Туле-центр», Москва. В 1993 году окончил Московский государственный институт международных отношений. Карьеру начал в Великобритании в компании Boeing. Получил степень МВА в Кембриджском университете. В 1998 году, вернувшись в Россию, в качестве антикризисного менеджера возглавил Саратовский жировой комбинат. С 1999-го – глава группы компаний AnhelGmbH. С 2008-го – руководитель направления национальных продаж текстильного холдинга «Новотекс». В 2009–2010 годах – исполнительный директор инвестиционного фонда LloydsBankingGroup (Лондон).

Илья Алябушев , директор по продуктам компании «АйДесайд», бизнес-консультант в сфере формирования распределенных команд менеджеров, аналитиков и разработчиков, Москва. Окончил Южно-Уральский государственный университет. До прихода в компанию «АйДесайд» курировал развитие проектов в холдинге «Астра – системные технологии», участвовал в создании комплексных систем мониторинга безопасности в городах. Получил сертификат международной ассоциации ScrumAlliance.

Подготовка к совещанию.
После проведения заседания необходимо составить протокол. Он считается основным документом, потому что он фиксирует сам факт заседания, какое на нем было принято решение и срок его выполнения. Данный документ в дальнейшем служит основанием для издания постановления или решения.

Подготовка собрания.

Собрание, как правило, проводиться в любом составе. В него могут входить не только члены коллегиального органа, но и руководители департамента или специалисты определенных структур подразделения. Чем тщательнее пройдет подготовка собрания, тем меньше времени уйдет на подготовку к совещанию и тем больше эффективных решений будет принято.

В ходе заседания составляются некоторые документы, которые впоследствии служат приложением к протоколу.

Первым из этого ряда документов считается повестка дня. Она, как правило, составляется секретарем. Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний.

Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.

Пример второй.

Так же в состав документов входит и проект по решению каждого из вопросов, которые были включены в данную повестку. Готовят эти проекты сами докладчики.
В ходе подготовки к собранию также готовиться явочный лист или лист регистрации участников, его пример показан в примере под номером тринадцать. Его необходимо составляет, когда участников собрания больше пятнадцати.

Типовые правила оформления протокола.

Порядок оформления протокола определен ГОСТом. В данном ГОСТе указаны правила оформления протокола, а именно его заголовок и заключительная часть, а также требования, предъявленные к тексту этого документа.

Заголовок.

В нем указывается полное название предприятия, протокол, ставится его номер и дата, а так де место, где он был составлен и заголовок текста.

Если предприятие имеет официальное сокращенное наименование, то его можно указать строкой ниже в скобках. Это показано на примере три.

Если предприятие имеет вышестоящую организацию, то ее название должно быть указано выше названия организации. Это показано на примере пять.
Пример 3

Пример 4

Пример 5

Датой протокола считается день проведения самого заседания. Если заседание длилось не один день, то в протоколе следует указать дату его начала и конца. Это показано на примере шесть.

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Номером протокола считается порядковый номер самого заседания.

Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности. Это показано на примере семь.

Пример 7

Реквизиты заголовка можно расположить продольно. Это показано на примере восемь. Или угловым способом. Это показано на примере девять.

Пример 8